Referat 05/04 2018

Den 5. april 2018 kl. 19.00 afholdtes ordinært bestyrelsesmøde i andelsselskabet. Mødet foregik i klubhuset. Mødt var bestyrelsesmedlemmerne Johannes Prahl (JP), Søren Johansen (SJ), Jørgen Rasch (JR), Stefan Vindeløv (SV) og Knud Beer (KB).   Suppleanterne var ikke til stede. Herudover mødte havnefoged Lars Møller Christensen (LMC)

Forud for mødet var udsendt følgende dagsorden:

1. Godkendelse af dagsorden
2. Godkendelse og underskrift af referatet fra det sidste bestyrelsesmøde
3. Opfølgningspunkter fra generalforsamling
4. Orientering fra havnefogeden
   1. Generel drift
   2. Opfølgning sikkerhed
5. Økonomi og drift
   1. Gennemgang af seneste periodebalance
   2. Orientering om renoveringsarbejder
   3. Orientering om renovering af bro B (mastekran)
   4. Udslagsanlæg Black Water
   5. Deltagelse i havnemesse og efterårsseminar
   6. Sejlerens Marina Guide
   7. Vedligeholdelse af sti ved nordhavn
   8. IT system
   9. Havnens dokumenter (tilføjet under mødet)
6. Havnens bygninger og areal
   1. Lejekontrakt med Bådeklubben
   2. Drift af bedding 2018
   3. Forespørgsler vedr. anvendelse af bygninger og arealer
7. Forhold vedrørende anparter
8. Bordet rundt
9. Eventuelt
10. Dato for næste bestyrelsesmøde og mødeplan for 2018

• ad 1.         Godkendelse af dagsorden                
• Dagsordenen blev godkendt.
• ad 2.         Godkendelse og underskrift af referatet fra det sidste bestyrelsesmøde
• Referatet fra møderne den 8. november 2017, 13. december 2017, 19. januar 2018, 19. februar  2018 og 14. marts 2018 blev godkendt og underskrevet af de tilstedeværende bestyrelsesmedlemmer.
• ad 3.         Opfølgningspunkter fra generalforsamlingen
• Det aftaltes, at oplysningerne om havnens takster på hjemmesiden tilrettes, således at momsforholdene klart fremgår. Forslaget om at lade en forening drive beddingen blev drøftet. Der blev ikke truffet nogen beslutning, men der arbejdes videre med mulighederne.
• ad 4.         Orientering fra havnefogeden
• a.       Generel drift                
• LMC orienterede om følgende:
• ·         Der er p.t. 12 ledige pladser
• ·         Lars var forulempet af en gæstesejler, hvilket bestyrelsen tager kraftigt afstand fra.
• ·         Der er behov for en yderligere arbejdslørdag. Datoen udmeldes snarest.
• ·         Der er fælles søsætning 22., 24. og 30. april.
• b.      Opfølgning sikkerhed
• ·         Der arbejdes videre med Sikker Havn i samarbejde med Tryg.
• ad 5.         Økonomi og drift a.         
• Gennemgang af seneste periodebalance          
• Balancen pr. 31. marts 2018 blev gennemgået uden bemærkninger. Det aftaltes, at balancen fremover skal indeholde årets samlede budget. KB skal udsende det månedsopdelte budget til bestyrelsen.
• b.         Orientering om renoveringsarbejder          
• Renoveringen af bro D er stort set afsluttet. På grund af andelshavernes store arbejde og opbakning er der sparet ca. kr. 40-50.000, hvilket bestyrelsen anerkendte.          
• LMC undersøger priser på stiger og pullerter til gæstesejleres fortøjninger.          
• Formanden præciserede, at bestyrelsens beslutning, om at der ikke monteres platform, skal gennemføres.
• c.          Orientering om renovering af bro B (mastekran)          
• Forskellige løsninger blev drøftet. Et udvalg bestående af JP og SL arbejder videre med sagen og indhenter overslagspriser til brug for bestyrelsens endelige stillingtagen.
• d.         Udslagsanlæg Blackwater
• Der foretages ikke yderligere, før kommunens planer om eventuel ændring af indkørslen til havnen kendes.
• e.         Deltagelse i havnemesse og efterårsseminar
• Havnen deltager, deltagerne er ikke fastlagte.
• f.           Sejlerens Marina Guide
• KB orienterede om optagelsen, der nu også er med tysk tekst. JR ønskede en drøftelse om effekten af havnens markedsføringstiltag.
• g.          Vedligeholdelse af sti ved nordhavn
• JP og SL drøfter vedligeholdelsen på et snarligt møde med grundejerforeningen, hvor også øvrige forhold vedrørende samarbejdet drøftes.
• h.         IT system JP og LMC undersøger forskellige muligheder for et ”havnesystem” med integration til bogføringen med henblik på bestyrelsens beslutning.
• i.           Havnens dokumenter Indenfor en omkostningsramme på kr. 10.000 sørger JR for en komplettering ag havnens juridiske dokumenter, herunder skøde m.v.
• ad 6.         Havnens bygninger og areal
• a.          Lejekontrakt med Bådeklubben
• Bestyrelsen bemyndigede et udvalg bestående af JP og KB til at deltage i afsluttende forhandlinger med bådeklubben om en ny lejeaftale under en række forudsætninger.
• b.         Drift af bedding 2018
• JR undersøger havnens forsikringsdækning, hvis havnen selv står for driften af beddingen.
• c.          Forespørgsler vedr. anvendelse af bygninger og arealer
• Der var intet nyt.
• ad 7.         Forhold vedrørende anparter
• Der er 7 andelen til salg. JR redegjorde for proceduren vedrørende salg, hvilket bestyrelsen tog til efterretning. Efter en drøftelse besluttede bestyrelsen, at der til næste generalforsamling skal foreslås en ændring af vedtægterne, således at andele i havnen kan erhverves af alle, uanset bopæl. Bestyrelsen skal dog stadig sikres en ret til at modsætte sig en erhvervelse ud fra en konkret vurdering. JR fremkommer med forslag til ændring af vedtægterne  til bestyrelsens beslutning..
• ad 8.         Bordet rundt ·        
• SJ redegjorde for en plan for midlertidig renovering af bro C. Han ønskede, at der tillige blev besluttet en plan for en mere langsigtet renovering.
•  JP orienterede om følgende:
• Der arbejdes med en ansøgning om ændring af strandbeskyttelseslinjen syd for havnen.  
• Der er stadig bestræbelser med hensyn til at flytte havnens indkørsel.    
• Der blev besluttet, at JP i samarbejde med LMC udarbejder instruks vedrørende persondataforordningen.   
• En episode med naboklage i anledning af Miras lovlige anløb af havnen skal drøftes i forbindelse med det kommende møde med grundejerforeningen.          
• JR sørger for godkendelse af vedtægtsændring hos Kystdirektoratet.  
• ad 9.         Eventuelt  
• Intet at referere.    
• ad 10.     
• Dato for næste bestyrelsesmøde og mødeplan for 2018  
• Næste møde blev aftalt til den 31. maj kl. 1900.  
• For resten af året aftaltes følgende mødedatoer: 20. juni, 29. august, 20. september, 31. oktober og 12. december.
• Mødet afsluttedes ca. kl. 22.00.
• Referent: Knud Beer