Referat 31/05 2018

Den 31-5 2018 kl. 19.00 afholdtes ordinært bestyrelsesmøde i andelsselskabet.
Mødet foregik i klubhuset.
Mødt var bestyrelsesmedlemmerne Johannes Prahl (JP), Søren Johansen (SJ), Jørgen Rasch (JR), Stefan Vindeløv (SV) og Knud Beer (KB). Suppleant Allan Buch (AB) var mødt.
Herudover mødte havnefoged Lars Møller Christensen (LMC)
Forud for mødet var udsendt følgende dagsorden:
1. Godkendelse af dagsorden
2. Godkendelse og underskrift af referatet fra det sidste bestyrelsesmøde
3. Orientering fra havnefogeden
a. Generel drift
b. Opfølgning sikkerhed
4. Økonomi og drift
a. Gennemgang af seneste periodebalance med forklaring på afvigelser
b. Orientering om renoveringsarbejder. Stiger og pullerter.
c. Orientering om renovering af bro B (mastekran)
d. Eventuelt nyt spil til mastekran
e. Deltagelse i havnemesse og efterårsseminar
f. Sejlerens Marina Guide – effekt
g. Vedligeholdelse af sti ved nordhavn
h. Eventuelt nyt IT system
i. Persondataforordningen
j. Sikring af bankkonti og arkivalier
5. Havnens bygninger og areal
a. Gennemgang af havnens dokumenter, foretaget af Jørgen Rasch
b. Lejekontrakt med Bådeklubben
c. Drift af bedding 2018
d. Administration af optagning og udsætning af både på havnens område
6. Forhold vedrørende anparter
a. Overdragelser
b. Forhold vedrørende stemmeret
7. Bordet rundt
8. Eventuelt
9. Dato for næste bestyrelsesmøde
ad 1. Godkendelse af dagsorden

Dagsordenen blev godkendt.

ad 2. Godkendelse og underskrift af referatet fra det sidste bestyrelsesmøde
Referatet fra mødet den 5. april 2018 blev godkendt og underskrevet af de tilstedeværende bestyrelsesmedlemmer.

ad 3. Orientering fra havnefogeden
a. Generel drift
LMC orienterede om følgende:
• Der er p.t. 7 ledige pladser, hvoraf to er reserveret.
• Træerne ved p-pladsen klippes af kommunen, der som sædvanlig sender regning for arbejdets udførelse.
• Enkelte fortøjningsringe i nordhavnen repareres.
• Belysningen ved havneautomaten forbedres.
• Der er opsat nye henvisningsskilte til havneautomat.
• Venlig henstilling til bådejere i det sydlige bassin om at flytte midlertidigt til det nordlige bassin efterkommes for at sikre attraktive, midlertidige pladser til gæstesejlere.

b. Opfølgning sikkerhed
• Der indkøbes 6 redningsstiger til udskiftning af de eksisterende.
• Alle brandslukkere er udskiftet.
• Defekte HFI relæer er udskiftet.

ad 4. Økonomi og drift

a. Gennemgang af seneste periodebalance
Balancen pr. 31. marts 2018 blev gennemgået.
Liste med forfaldne, ikke betalt havneleje blev gennemgået. Der blev aftalt en skærpelse af rykkerproceduren.
Det aftaltes, at LMC af hensyn til lettelse af administrationen skal have et betalingskort til mindre, løbende udgifter.
En foreløbig analyse viser, at havnens indtægter p.t. er ca. t. kr. 100 over det budgetterede. Herudover var der ingen kommentarer til periodebalancen.

b. Orientering om renoveringsarbejder
Bestyrelsen var enig om, at den ny bro D var blevet rigtig flot. Der er monteret nye stiger, og der er bøjler til fortøjning.

c. Orientering om renovering af bro B (mastekran)
Som aftalt var der indhentet overslagspriser fra forskellige entreprenører på forskellige løsninger, der alle viste priser i omegnen af t. kr. 500 for den samlede løsning. Prisen for en flydebro ser ud til at blive højere end for en fast bro.
Bestyrelsen arbejder videre med en bro med faste pæle som bro D. Der indhentes priser fra flere entreprenører. Der indkøbes skinner eller borerør.

d. Eventuelt nyt spil til mastekran
Spillet er indkøbt og monteret. Der bliver udarbejdet instruks (skilt) og vedligeholdelsesplan for kranen. KB er ansvarlig for kontakt til sagkyndig.

e. Deltagelse i havnemesse og efterårsseminar
LMC deltager i havnemessen i Fredericia.

f. Sejlerens Marina Guide
Guiden er udkommet. KB orienterede om, at flere af nabohavnene ikke deltager længere, og at annoncen bør overvejes til næste år.

g. Vedligeholdelse af sti ved nordhavn
Bestyrelsen noterede sig, at der nu er udlagt stenmel på stien.

h. IT system
JP og LMC har haft møde med to forskellige leverandører. Der arbejdes videre med opgaven.

i. Persondataforordningen
JR havde udsendt oplæg til retningslinjer. De blev gennemgået, og det aftaltes, at JR kommer med endeligt oplæg til vedtagelse på næste møde.

j. Sikring af bankkonti og arkivalier
Det aftaltes, at der tegnes en bedrageri-forsikring for havnens bankkonti.
JR rydder op i havnens dokumenter. Det aftaltes, at alle kopier af dokumenter og aftaler bevares, og tillige at der intet kasseres fra 2012 og fremefter.

k. Blå Flag
Afholdes på Grundlovsdag den 5. juni. JP byder velkommen. Borgmesteren kommer og holder tale. Sponsor er Bælternes Fiskeriforening og DFPO.

ad 5. Havnens bygninger og areal

a. Gennemgang af havnen dokumenter
JR havde gennemgået et stort antal dokumenter og redegjorde for gennemgangen.

På baggrund af gennemgangen er der tilsyneladende afklaring om vedligeholdelsesforpligtelsen vedrørende stier m.v.

Det eksisterende havnereglement søges godkendt hos den relevante myndighed, således som lovgivningen bestemmer. Også havnens vedtægter skal tilsyneladende godkendes. JR er ansvarlig for disse opgaver.

b. Lejekontrakt med Bådeklubben
Der var ikke nyt, idet der endnu ikke har været afholdt et møde med Bådeklubben.

c. Drift af bedding 2018
AB checker forskellige muligheder for forsikring, hvis havnen selv står for driften af beddingen.

d. Administration af optagning og udsætning af både på havnens område.
Den nuværende ordning fungerer tilfredsstillende, og bestyrelsen så ingen anledning til at ændre.

ad 6. Forhold vedrørende anparter

a. Overdragelser
Der er 6 andele til salg. Den højest godkendte pris er kr. 39.843.
Bestyrelsen godkendte, at Rena Arildsen køber andel nr. 88.

b. Forhold vedrørende stemmeret
Bestyrelsen konstaterede, at der tilsyneladende havde været forudgående tilfælde, hvor en andelshavers andel var ændret fra en A-andel til en B-andel uden stemmeret i forbindelse med fraflytning fra Middelfart kommune.

I lyset af ønsket om en udvidelse af kredsen af andelshavere besluttede bestyrelsen, at den som et af de første punkter på næste ordinære generalforsamling vil fremsætte forslag, der muliggør, at personer med bopæl udenfor Middelfart kommune kan erhverve A-anparter, ligesom det sikres, at der ikke sker ændring i status på anparterne i forbindelse med en anpartshavers fraflytning fra kommunen.

ad 7. Bordet rundt

• SV ønsker indkaldt til en arbejdsaften. Det aftales mellem SV og LMC.

• AB anmoder LMC om at registrere timetallet af det af havnens anpartshavere og andre ydede frivillige arbejde.

ad 8. Eventuelt

Intet at referere.

ad 9. Dato for næste bestyrelsesmøde

Næste møde er 20. juni kl. 19.00.

For resten af året er aftalt følgende mødedatoer: 29. august, 20. september, 31. oktober og 12. december.
Mødet afsluttedes ca. kl. 22.00.
Referent: Knud Beer

Den 31-5 2018 kl. 19.00 afholdtes ordinært bestyrelsesmøde i andelsselskabet.
Mødet foregik i klubhuset.
Mødt var bestyrelsesmedlemmerne Johannes Prahl (JP), Søren Johansen (SJ), Jørgen Rasch (JR), Stefan Vindeløv (SV) og Knud Beer (KB). Suppleant Allan Buch (AB) var mødt.
Herudover mødte havnefoged Lars Møller Christensen (LMC)
Forud for mødet var udsendt følgende dagsorden:
1. Godkendelse af dagsorden
2. Godkendelse og underskrift af referatet fra det sidste bestyrelsesmøde
3. Orientering fra havnefogeden
a. Generel drift
b. Opfølgning sikkerhed
4. Økonomi og drift
a. Gennemgang af seneste periodebalance med forklaring på afvigelser
b. Orientering om renoveringsarbejder. Stiger og pullerter.
c. Orientering om renovering af bro B (mastekran)
d. Eventuelt nyt spil til mastekran
e. Deltagelse i havnemesse og efterårsseminar
f. Sejlerens Marina Guide – effekt
g. Vedligeholdelse af sti ved nordhavn
h. Eventuelt nyt IT system
i. Persondataforordningen
j. Sikring af bankkonti og arkivalier
5. Havnens bygninger og areal
a. Gennemgang af havnens dokumenter, foretaget af Jørgen Rasch
b. Lejekontrakt med Bådeklubben
c. Drift af bedding 2018
d. Administration af optagning og udsætning af både på havnens område
6. Forhold vedrørende anparter
a. Overdragelser
b. Forhold vedrørende stemmeret
7. Bordet rundt
8. Eventuelt
9. Dato for næste bestyrelsesmøde
ad 1. Godkendelse af dagsorden

Dagsordenen blev godkendt.

ad 2. Godkendelse og underskrift af referatet fra det sidste bestyrelsesmøde
Referatet fra mødet den 5. april 2018 blev godkendt og underskrevet af de tilstedeværende bestyrelsesmedlemmer.

ad 3. Orientering fra havnefogeden
a. Generel drift
LMC orienterede om følgende:
• Der er p.t. 7 ledige pladser, hvoraf to er reserveret.
• Træerne ved p-pladsen klippes af kommunen, der som sædvanlig sender regning for arbejdets udførelse.
• Enkelte fortøjningsringe i nordhavnen repareres.
• Belysningen ved havneautomaten forbedres.
• Der er opsat nye henvisningsskilte til havneautomat.
• Venlig henstilling til bådejere i det sydlige bassin om at flytte midlertidigt til det nordlige bassin efterkommes for at sikre attraktive, midlertidige pladser til gæstesejlere.

b. Opfølgning sikkerhed
• Der indkøbes 6 redningsstiger til udskiftning af de eksisterende.
• Alle brandslukkere er udskiftet.
• Defekte HFI relæer er udskiftet.

ad 4. Økonomi og drift

a. Gennemgang af seneste periodebalance
Balancen pr. 31. marts 2018 blev gennemgået.
Liste med forfaldne, ikke betalt havneleje blev gennemgået. Der blev aftalt en skærpelse af rykkerproceduren.
Det aftaltes, at LMC af hensyn til lettelse af administrationen skal have et betalingskort til mindre, løbende udgifter.
En foreløbig analyse viser, at havnens indtægter p.t. er ca. t. kr. 100 over det budgetterede. Herudover var der ingen kommentarer til periodebalancen.

b. Orientering om renoveringsarbejder
Bestyrelsen var enig om, at den ny bro D var blevet rigtig flot. Der er monteret nye stiger, og der er bøjler til fortøjning.

c. Orientering om renovering af bro B (mastekran)
Som aftalt var der indhentet overslagspriser fra forskellige entreprenører på forskellige løsninger, der alle viste priser i omegnen af t. kr. 500 for den samlede løsning. Prisen for en flydebro ser ud til at blive højere end for en fast bro.
Bestyrelsen arbejder videre med en bro med faste pæle som bro D. Der indhentes priser fra flere entreprenører. Der indkøbes skinner eller borerør.

d. Eventuelt nyt spil til mastekran
Spillet er indkøbt og monteret. Der bliver udarbejdet instruks (skilt) og vedligeholdelsesplan for kranen. KB er ansvarlig for kontakt til sagkyndig.

e. Deltagelse i havnemesse og efterårsseminar
LMC deltager i havnemessen i Fredericia.

f. Sejlerens Marina Guide
Guiden er udkommet. KB orienterede om, at flere af nabohavnene ikke deltager længere, og at annoncen bør overvejes til næste år.

g. Vedligeholdelse af sti ved nordhavn
Bestyrelsen noterede sig, at der nu er udlagt stenmel på stien.

h. IT system
JP og LMC har haft møde med to forskellige leverandører. Der arbejdes videre med opgaven.

i. Persondataforordningen
JR havde udsendt oplæg til retningslinjer. De blev gennemgået, og det aftaltes, at JR kommer med endeligt oplæg til vedtagelse på næste møde.

j. Sikring af bankkonti og arkivalier
Det aftaltes, at der tegnes en bedrageri-forsikring for havnens bankkonti.
JR rydder op i havnens dokumenter. Det aftaltes, at alle kopier af dokumenter og aftaler bevares, og tillige at der intet kasseres fra 2012 og fremefter.

k. Blå Flag
Afholdes på Grundlovsdag den 5. juni. JP byder velkommen. Borgmesteren kommer og holder tale. Sponsor er Bælternes Fiskeriforening og DFPO.

ad 5. Havnens bygninger og areal

a. Gennemgang af havnen dokumenter
JR havde gennemgået et stort antal dokumenter og redegjorde for gennemgangen.

På baggrund af gennemgangen er der tilsyneladende afklaring om vedligeholdelsesforpligtelsen vedrørende stier m.v.

Det eksisterende havnereglement søges godkendt hos den relevante myndighed, således som lovgivningen bestemmer. Også havnens vedtægter skal tilsyneladende godkendes. JR er ansvarlig for disse opgaver.

b. Lejekontrakt med Bådeklubben
Der var ikke nyt, idet der endnu ikke har været afholdt et møde med Bådeklubben.

c. Drift af bedding 2018
AB checker forskellige muligheder for forsikring, hvis havnen selv står for driften af beddingen.

d. Administration af optagning og udsætning af både på havnens område.
Den nuværende ordning fungerer tilfredsstillende, og bestyrelsen så ingen anledning til at ændre.

ad 6. Forhold vedrørende anparter

a. Overdragelser
Der er 6 andele til salg. Den højest godkendte pris er kr. 39.843.
Bestyrelsen godkendte, at Rena Arildsen køber andel nr. 88.

b. Forhold vedrørende stemmeret
Bestyrelsen konstaterede, at der tilsyneladende havde været forudgående tilfælde, hvor en andelshavers andel var ændret fra en A-andel til en B-andel uden stemmeret i forbindelse med fraflytning fra Middelfart kommune.

I lyset af ønsket om en udvidelse af kredsen af andelshavere besluttede bestyrelsen, at den som et af de første punkter på næste ordinære generalforsamling vil fremsætte forslag, der muliggør, at personer med bopæl udenfor Middelfart kommune kan erhverve A-anparter, ligesom det sikres, at der ikke sker ændring i status på anparterne i forbindelse med en anpartshavers fraflytning fra kommunen.

ad 7. Bordet rundt

• SV ønsker indkaldt til en arbejdsaften. Det aftales mellem SV og LMC.

• AB anmoder LMC om at registrere timetallet af det af havnens anpartshavere og andre ydede frivillige arbejde.

ad 8. Eventuelt

Intet at referere.

ad 9. Dato for næste bestyrelsesmøde

Næste møde er 20. juni kl. 19.00.

For resten af året er aftalt følgende mødedatoer: 29. august, 20. september, 31. oktober og 12. december.
Mødet afsluttedes ca. kl. 22.00.
Referent: Knud Beer