Referat 30/01 2019

Den 30. januar 2019 kl. 19.00 afholdtes ordinært bestyrelsesmøde i andelsselskabet.

Mødet foregik i klubhuset.

Mødt var bestyrelsesmedlemmerne Johannes Prahl (JP), Søren Johansen (SJ), Stefan Vindeløv (SV), Jørgen Rasch (JR) og Knud Beer (KB).

Herudover mødte havnefoged Lars Møller Christensen (LMC).

Den forud for mødet udsendte dagsorden blev tilrettet således:

1. Godkendelse af dagsorden
2. Godkendelse og underskrift af referatet fra det sidste bestyrelsesmøde
3. Orientering fra havnefogeden
   1. Generel drift
4. Økonomi og drift
   1. Gennemgang af seneste periodebalance med forklaring på afvigelser
   2. Likviditet
   3. Årsregnskab 2018
   4. Budget 2019
   5. Takster
   6. Bådenes elforbrug
   7. Udskiftning af IT-system
   8. Wifi-dækning
   9. Bådenes ansvarsforsikringer
   10. Planlægning af ordinær generalforsamling
5. Havnens bygninger og areal
   1. Renovering af bro B, herunder mastekran
   2. Lejekontrakt med Bådeklubben
   3. Drift af bedding 2019
   4. Godkendelse af havnereglement og vedtægter hos relevante myndigheder
   5. Vedligeholdelse af sti og spuns i Nordhavnen
   6. Sauna-projekt
6. Forhold vedrørende anparter
7. Bordet rundt
8. Eventuelt
9. Endelig fastlæggelse af mødedatoer for 2019, herunder dato for næste bestyrelsesmøde

 

ad 1.         Godkendelse af dagsorden

Dagsordenen blev godkendt.

KB beklagede, at han havde skrevet forkert klokkeslæt på indkaldelsen, således at et enkelt bestyrelsesmedlem var mødt for tidligt.

ad 2.         Godkendelse og underskrift af referatet fra det sidste bestyrelsesmøde

Referatet fra mødet den 12. december 2018 blev godkendt og underskrevet af de tilstedeværende bestyrelsesmedlemmer.

ad 3.         Orientering fra havnefogeden

1. Generel drift

Der er p.t. 9 ledige pladser, hvilket er mindre end sædvanligt for årstiden.

Aktiviteter omkring Blå Flag blev drøftet.

Der blev drøftet opsætning af vandmålere på broerne, uden at der blev truffet nogen beslutning.

Herudover var der intet at bemærke.

ad 4.         Økonomi og drift

1. Gennemgang af seneste periodebalance

Balancen ultimo december blev gennemgået uden væsentlige kommentarer. Budgettet følges fortsat i store træk, og det realiserede resultat svarer til det budgetterede.

1. Likviditet

Der er en tilfredsstillende bankbeholdning. Betaling af en enkelt acontoregning i forbindelse med den nye bro er efter aftale med leverandøren udskudt.

1. Årsregnskab 2018

Periodebalancen er videregivet til revisor, og årsregnskabet forventes at svare til budgettet med ubetydelige afvigelser.

1. Budget 2019

Rammerne for budgettet blev drøftet. KB udsender et udkast til budget til bestyrelsens vedtagelse på næste bestyrelsesmøde.

1. Takster

Der var en drøftelse om takten for fastsættelse af takster. Det aftaltes, at JR udarbejder et forslag til vedtægtsændring, således at taksterne kan reguleres med kortere varsel. Som praksis har været indtil nu, kan taksterne kun reguleres med et varsel på over et år, hvilket ikke er hensigtsmæssigt.

Taksterne 2020 blev herudover drøftet og vil blive forelagt til beslutning på generalforsamlingen.

1. Bådenes elforbrug

Der var en længere drøftelse om bådenes elforbrug og tiltag, der dels kan sikre en reduktion heraf dels opkrævning af de tilsvarende udgifter. Bestyrelsen arbejder videre med området, og der indføres skærpet kontrol af, at reglerne overholdes.

1. Udskiftning af IT system

Systemet (BEAS) er endnu ikke idriftssat, men JP forventer, at det sker i løbet af få dage, herunder i forbindelse med udsendelse af regninger. Hvis vi ikke kan fakturere automatisk fra BEAS systemet i nærmeste fremtid, skal der faktureres på basis af faktura dannet i BEAS systemet.

Fremover vil der ske fakturering af faste pladser allerede i december, med betalingsfrist i januar. Der vil ikke blive udsendt spørgeskemaer, da svarprocenten ikke er tilfredsstillende.

1. Wifi-dækning

Der er kun tilfredsstillende dækning få steder i havnen, og på trods af flere års udskiftning af antenner mv. er det ikke lykkedes at få en tilfredsstillende drift.  Anlægget nedtages, og gæster tilbydes fremover wifi-dækning udelukkende i sejlerstuen.

1. Bådenes ansvarsforsikringer

Bestyrelsen besluttede en yderligere kontrol af gyldig ansvarsforsikring og bemyndigede havnefogeden til at kræve dokumentation for dette hos de bådejere, der ikke allerede har afgivet fornødne oplysninger.

1. Planlægning af generalforsamling

Datoen for ordinær generalforsamling blev fastsat til 20. marts 2019. I henhold til vedtægterne skal den varsles 14 dage uger forinden. JR aftaler med dirigent.

ad 5.         Havnens bygninger og areal

1. Renovering af bro B, herunder mastekran

Renoveringen er ved at være afsluttet, og der mangler kun lidt omkring brofæstet og beklædningen, der udføres af havnens frivillige. De samlede omkostninger forventes at udgøre kr. 595.000. Det oprindelige budget var kr. 550.000.

Bestyrelsen takker de hjælpere, der allerede har ydet en stor indsats tillige med dem, der kommer til at arbejde med de resterende arbejder.

1. Lejekontrakt med Bådeklubben

Bådeklubben har afleveret en ny underskrevet kontrakt. Underskriften afventer bestyrelsens beslutning.

1. Drift af bedding 2019

Blev kort drøftet.

1. Godkendelse af havnereglement og vedtægter hos relevante myndigheder

Intet nyt.

1. Vedligeholdelse af sti og spuns i Nordhavnen

Sagen blev drøftet, uden at der blev truffet nogen beslutning.

1. Sauna-projekt

JP oplyste, at han havde været til et møde med kommunen angående projektet, der drives i regi af bådeklubben.

Bestyrelsen besigtigede den nye placering af saunabygningen. Placeringen er den, der giver de mindste gener for havnen, og den blev herefter godkendt. Spørgsmålet om placering af saunabygningen gav anledning til en drøftelse om, at det vil være hensigtsmæssigt, at der udarbejdes en samlet plan for placeringen af de enkelte funktioner på havnen.

ad 6.         Forhold vedrørende anparter

1. Overdragelser

Intet til behandling.

ad 7.         Bordet rundt

Intet til behandling

ad 8.         Eventuelt

Intet til behandling.

ad 9.         Endelig fastlæggelse af mødedatoer for 2019, herunder dato for næste bestyrelsesmøde

Næste møde er onsdag den 20. februar 2019 kl. 19.00.

De øvrige møder for 2020 blev aftalt således:

8. april
9. maj
10. juni (flyttet én dag i forhold til foreløbig plan)
11. august
12. september
13. oktober (flyttet én dag i forhold til foreløbig plan)
14. november
15. december

Mødet afsluttedes ca. kl. 22.25.

Referent: Knud Beer