Referat 13/05 2019

Den 13. maj 2019 kl. 19.00 afholdtes ordinært bestyrelsesmøde i andelsselskabet.

Mødet foregik i Stefan Vindeløvs båd.

Mødt var bestyrelsesmedlemmerne Johannes Prahl (JP), Søren Johansen (SJ), Stefan Vindeløv (SV), Brian Iversen Jensen (BIJ) og Knud Beer (KB).

Herudover mødte havnefoged Villy Kyndesen (VK).

Den forud for mødet udsendte dagsorden blev undermødet tilrettet således:

1. Godkendelse af dagsorden
2. Godkendelse og underskrift af referatet fra det sidste bestyrelsesmøde
3. Orientering fra havnefogeden
4. Generel drift
5. Økonomi og drift
6. Ansættelse af ny havnefoged
7. Periodebalance 30. april 2019
8. Likviditet
9. Fordeling af pladser
10. Oplæg vedr. leverandøraftaler
11. Takster
12. IT-system – cloud-løsning
13. Blå flag
14. Havnens bygninger og areal
15. Ansøgning til kommunen vedr. ny udkørsel
16. Drift af bedding – formalia
17. Referat af møde med bådeklubben
18. Forhold vedrørende anparter
19. Bordet rundt
20. Eventuelt
21. Dato for næste bestyrelsesmøde

 

Godkendelse af dagsorden

Dagsordenen blev godkendt.

 

Godkendelse og underskrift af referatet fra det sidste bestyrelsesmøde

• I referatet af mødet 8. april er SJ anført som beddingsmester. Det er rettelig havnefogeden. SJ er operatør.
• Efter denne korrektion blev referatet fra møderne 20. februar og 8. april godkendt og underskrevet af de tilstedeværende bestyrelsesmedlemmer.

 

Orientering fra havnefogeden

Generel drift

• En ”forladt” båd bliver taget på land.
• En båd, der henligger uden aftale og plads, bliver flyttet til plads nr. 1 og sikret med henblik på opkrævning af havneleje.
• KB fremskaffer teksten til uddrag af havnereglementet, så VK kan sørge for en tavle med opslag af reglementet.
• Enkelte vandhaner yderst i det norlige bassin udskiftes til ”nøglebetjente”, så fremmede både ikke benytter havnen til uberettiget bunkring af vand.
• Der vil fortsat være fokus på elforbruget. Havnefogeden blev bemyndiget til at håndhæve forbuddet imod at have landstrøm tilsluttet hele tiden. Hvis nogen ønsker permanent strøm, kan det aftales mod installering af en måler.
• Det aftaltes, at der vil blive krævet dokumentation for ansvarsforsikring. KB blev pålagt at udarbejde et oplysningsskema, der skal udfyldes af nye lejere og andelshavere og efterhånden også af samtlige brugere.
• Reglerne om rettidig søsætning og oprydning herefter vil blive håndhævet fremadrettet. I henhold til havnereglementet skal alle både være søsat senest 1. juni (både på p-pladsen senest 1. maj), og der må ikke henstå stativer og bukke.

 

Herudover var der intet at specielt bemærke.

Økonomi og drift

Ansættelse af ny havnefoged

• Bestyrelsen bød velkommen til Villy Kyndesen, der er ansat som havnefoged.

periodebalance 30. april 2019

• JP gennemgik balancen og forklarede de væsentligste afvigelser i forhold til budgettet.

Likviditet

• Der er p.t. et indestående på ca. t. kr. 400.
• Restancerne udgør ca. t. kr. 110. Der aftaltes en skærpet rykkerprocedure.
• JV godkender fremover alle bankoverførsler, hvilket er i overensstemmelse med den aftalte procedure.

Fordeling af pladser

• I henhold til vedtægterne har andelshavere ret til at få tildelt en havneplads. I takt med at havnens belægning er øget blev forholdet drøftet i tilfælde af, at alle pladser skulle være udlejet, og en andelshaver ville ønske sig en plads.
• Det aftaltes, at bestyrelsen i givet fald efter et konkret skøn træffer beslutning om hvilken lejer, der i en sådan situation skal opsiges med 6 måneders varsel til en 1. april.
• Muligheden for eventuel opsigelse skal fremover nævnes eksplicit for nye lejere, ligesom nuværende lejere gøres opmærksom på muligheden.

Leverandøraftaler

• BIJ redegjorde for en indgået leverandøraftale og flere på vej. Aftalen rummede forbedrede vilkår for havnen.

Takster

• Taksterne på hjemmesiden og i automaten er nu tilrettet i overensstemmelse med det på generalforsamlingen præsenterede.
• Havnefogeden har bemyndigelse til at aftale specialpriser ved større gruppers anløb.

IT-system – cloud-løsning

• Punktet blev udsat til næste møde.

Blå Flag

• Det traditionelle arrangement gennemføres den 5. juni, sandsynligvis med tale af borgmesteren.
• Maden til arrangementet bliver i lighed med tidligere år sponseret af Bælternes Fiskeriforening og Danmarks Fiskeriforening PO.

Havnens bygninger og areal

Ansøgning til kommunen vedr. ny indkørsel

• JP sørger i samarbejde med KB for udarbejdelse og indsendelse af ansøgning til kommunen.

Drift af bedding – formalia

• Havnefogedens oplyste, at alle formalia i forbindelse med ophaling af både nu følges.

 

Referat af møde med bådeklubben

• JP havde afholdt et møde med bådeklubbens formand og et bestyrelsesmedlem. KB skulle også have deltaget, men blev forhindret.
• Drøftelserne vedrørte den nyligt indgåede lejekontrakt samt samarbejdet i øvrigt. Følgende blev drøftet:
• Der etableres et fælles nøglesystem som aftalt.
• Havnen giver løbende information til klubben om nye pladslejere, der har pligt til medlemskab.
• Klubben betaler 50% af havnens forsikring i stedet for at tegne sin egen, hvilket er aftalt i lejekontrakten. JP laver en opkrævning.
• Der er enighed om, at automaten kan forblive i forrummet i klubhuset.
• Der var en drøftelse om rengøring i forbindelse med klubbens udlejning af lokaler. Lejers forpligtelse til rengøring gælder også toiletterne, hvilket havde givet anledning til tvivl.
• Forholdet til ro- og kajakklubben blev drøftet, og der blev redegjort for samarbejdet, ligesom JP redegjorde for baggrunden for klubbens indgåelse af lejekontrakten med bådehavnen.

Forhold vedrørende anparter

• Intet til behandling.

Bordet rundt

• Intet til behandling.

Eventuelt

• Intet til behandling.

Dato for næste møde

Næste møde er torsdag den 13. juni 2019 kl. 19.00. Datoen er flyttet i forhold til placeringen i tidligere referater.

Mødet afsluttedes ca. kl. 21.30.

Referent: Knud Beer