Referat 08/04 2019

Den 8. april 2019 kl. 19.00 afholdtes ordinært bestyrelsesmøde i andelsselskabet.

Mødet foregik i klubhuset.

Mødt var bestyrelsesmedlemmerne Johannes Prahl (JP), Søren Johansen (SJ), Stefan Vindeløv (SV), Brian Iversen Jensen (BIJ) og Knud Beer (KB).

Herudover mødte havnefoged Lars Møller Christensen (LMC).

Den forud for mødet udsendte dagsorden blev undermødet tilrettet således:

1.Godkendelse af dagsorden
2.Godkendelse og underskrift af referatet fra det sidste bestyrelsesmøde
3.Orientering fra havnefogeden
Generel drift
4. Økonomi og drift
a. Ansættelse af ny havnefoged
b. Ændrede underskriftsregler
c. Leverandøraftaler
d. Fordeling af opgaver mellem bestyrelsens medlemmer
e. Likviditet
f. Takster
g. Udskiftning af IT-system
f. Blå flag
5. Havnens bygninger og areal
a. Ansøgning til kommunen vedr. ny udkørsel
b. Drift af bedding 2019
6. Forhold vedrørende anparter
7. Bordet rundt
8. Eventuelt
9. Dato for næste bestyrelsesmøde

 

ad 1.         Godkendelse af dagsorden

Dagsordenen blev godkendt.

ad 2.         Godkendelse og underskrift af referatet fra det sidste bestyrelsesmøde

Referatet fra det konstituerende møde den 27. marts 2019 blev godkendt og underskrevet af de tilstedeværende bestyrelsesmedlemmer. Referatet fra bestyrelsesmødet 20. februar 2019 underskrives på næste møde.

ad 3.         Orientering fra havnefogeden

a.       Generel drift

Der er p.t. 5-6 ledige pladser.

Herudover var der intet at specielt bemærke.

b.      Fordeling af pladser

Foranlediget af flere henvendelser til havnefogeden var der en drøftelse om fordelingen af pladserne, og bestyrelsen besluttede følgende retningslinjer:

·         Det er bestyrelsen, der suverænt fordeler pladserne

·         Pladslejere kan ikke opnå ”hævd” på en bestemt plads. Det tilstræbes dog at tildele den samme plads år efter år, medmindre ændringer er nødvendige af hensyn til havnens drift og økonomi.

·         Både over 10 meter skal placeres i det nordlige bassin. Større både, der nu er placeret i det sydlige bassin kan dog forvente at blive liggende, men kan ikke beholde pladsen, hvis der anskaffes en båd over 10 meter.

Efter dette punkt forlod havnefogeden efter aftale mødet.

ad 4.         Økonomi og drift

a.          Ansættelse af ny havnefoged

Efter en drøftelse af forskellige muligheder blev JP og SV bemyndiget til at ansætte en ny havnefoged. Vilkårene skal være tilsvarende den nuværende havnefogeds.

b.         Ændrede underskriftregler

JV redegjorde for en drøftelse, han havde haft med Middelfart Sparekasse vedrørende sikring af havnens midler.  Det aftaltes, at JV fremover skal godkende alle bankoverførsler.  Godkendelsen vil ske på månedsbasis. Hvis ikke JV kan godkende, skal SV kunne foretage tilsvarende godkendelse.

c.          Leverandøraftaler

BIJ gennemgår havnens leverandøraftaler og kommer med oplæg til næste møde, bl.a. på baggrund af behovet for ændrede betalingsbetingelser forårsaget af den månedsvise betaling.

d.         Fordeling af opgaver mellem bestyrelsesmedlemmer

Administrationen af handel med havnens andele varetages fremover af BIJ. I den anledning opretter JV adgang til havnesystemet for BIJ og SJ.

Øvrige opgaver forbliver uændrede.

e.         Likviditet

Der er en bankbeholdning på kr. 325.000.

f.           Takster

Henstilling af bådvogne, trailere og lignende – med eller uden pålæsset båd – pålægges følgende takst:

Hvis der betales for fast plads i havnen: Kr. 1.200 for en sommersæson

Øvrige, herunder påhængstrailere (med eller uden pålæsset båd): kr. 900  pr. påbegyndt måned, som fastsat i takstbladet.

Taksterne for havnens ydelser udover betaling for faste pladser blev – bortset fra ovenstående – endeligt fastsat i overensstemmelse med det på generalforsamlingen præsenterede.

g.          Udskiftning af IT system

Havnesystemet er nu i drift.

JP undersøger mulighederne for at lagre havnens elektroniske arkiv i et cloud-baseret løsning. SJ undersøger den samme mulighed i forbindelse med havnens hjemmeside.

Som en konsekvens af indførelsen af det ny system udsendes regning og pladser fordeles fremover efter følgende skema:

·         Regninger på faste pladser udsendes omkring nytår med betalingsfrist 1. februar.

·         Faste pladser fordeles på baggrund af betalte regninger fra den 15. februar.

·         Som en konsekvens af den ændrede procedure afskaffes oplysningsskemaet.

h.         Blå Flag

Havnen er godkendt for 2019.

ad 5.         Havnens bygninger og areal

a.          Ansøgning til kommunen vedr. ny indkørsel

Den på generalforsamlingen fremlagte skitse blev drøftet og mindre ændringer blev besluttet. JP sørger for opdatering og indsendelse til kommunen.

b.         Drift af bedding

Ophaling af både på bedding må kun foretages af havnefogeden, beddingsmesteren eller en fast operatør.

SJ blev udnævnt til beddingsmester, SV sørger for udpegning af yderligere to faste operatører.

Både må ikke ophales, uden at der er betalt afgift og erklæring om ansvarsfraskrivelse er underskrevet. Erklæringer skal opbevares i mappe i spilhuset.

ad 6.         Forhold vedrørende anparter

a.          Overdragelser

Intet til behandling.

ad 7.         Bordet rundt

JP oplyste, at han havde deltaget i et møde, hvor det var afklaret, at havnen desværre ikke har mulighed for at søge LAG midler.

ad 8.         Eventuelt

Intet til behandling.

ad 9.         Næste møde

Næste møde er mandag den 13. maj 2019 kl. 19.00.

Mødet afsluttedes ca. kl. 22.15.

Referent: Knud Beer

Bestyrelsens underskrifter: