Referat 27/4-22

Referat fra bestyrelsesmøde 27 april 2022

Deltagere:                                Claes Grove (CG) og Mads Metelmann (MM), Martin Vasarhelyi ( MV ), Brian Iversen Jensen (BIJ), Jesper Bagge (Suppleant), Villy Kynde (VK)

Gæster:                                     Susanne Halkier (Bogholder), Jan Christiansen (Revisor), Johannes Prahl

Afbud;                                       Christian Adelhardt (CA), Suppleant Alan Buch

Efter en kort præsentation af bogholder og revisor snakkede vi om arbejdsgangene. Det er aftalt at godkendelse af udgifter og regninger fortsat foregår således at udgifter til havnens almindelige drift forelægges bogholder og godkendelse af betaling foregår via formanden. Såfremt formanden ikke skulle være tilstede eller i stand til at autorisere udbetaling kan et andet bestyrelsesmedlem godkende betalinger. Alle udgifter som ikke vedrører den daglige drift skal godkendes af et flertal af bestyrelsen. Jan og Susanne er begge tilfredse med vores regnskabssystem og kontroller med betalinger. Jan mindede om risiko ved svindlere der prøver at udnytte firmaer til uberettigede betalinger

1. Den formelle overdragelse af NemID med mere er ikke afsluttet. Susanne og Johannes forsøger at gøre dette snarest muligt.
2. Johannes skal oprette MV som administrator på vores VIRK profil og derefter skal MV slette Johannes som bruger
3. Johannes adgang til tidligere drev fjernes
4. MV kontakter Middelfart Sparekasse (Pernille ?) for at få ordnet vores konto således at den kan tilgås af den nye bestyrelse. Liste på bestyrelsen, kopi af mødereferat fra både general forsamling og konstituerende bestyrelsesmøde fremkaffes.
5. Johannes overdrog nøgler og kort til Strib Bådehavns konto i brugsen samt tegninger og planer af tidligere projekter på havnen.
6. Fremover skal ALLE relevante dokumenter opbevares digitalt. Dette gælder bestyrelsen såvel som bogholder der skal sørge for arkivering af fakturaer og lignenden
7. Det er også kun VK og MV der skal have adgang til ændringer på BEAS systemet, vedligehold og opdateringer foretages af VK
8. MV skal lave en liste med navne adresser etc. til både Susanne og Jan
9. Johannes Prahl laver list til havnen med alle relevante kontakter og sender til MV
10. Sv Aage West har modtaget et memory stick med undervands billeder fra havnen
11. BIJ’s kontakt Mads kontaktes med henblik på yderligere optagelser i havnen som aftales sammen med Villy

12. Villy fortalte at den påtænkte plads til affald principielt er godkendt, der fremskaffes pris på færdiggørelse
13. GUF koncert 17/6, der mangler lidt opfølgning fra GUF, Havnen skal oplyse om festen på hjemmesiden, der gøres opmærksom på begrænsede parkerings muligheder for både biler og autocampere. VK (?) følger op
14. Det blev vedtaget at vi starter en undersøgelse om hvor vi bedst fremover kan placere bukkegården og maste stativerne.
15. Der er pres på pladserne men alt foregår i god ro og orden.
16. Det er planlagt at der foretages reparationer og udskiftning på bro C i løbet af 2022
17. Nye møde datoer
    1. 27/4 kl 19, her indkaldes også havnefogeden og suppleanter
    2. 17/5 kl 19 her indkaldes også havnefogeden og revisor og bogholder
       1. Hvis ikke de kan deltage gøres dette på et andet tidspunkt
    3. 13/6 kl 19 som reserve mødedag
18. Fremover inviteres både havnefogeden og suppleanter til alle bestyrelsesmøder, suppleanternes deltagelse er ikke essentiel for mødernes afholdelse
19. Der skal etableres et årshjul for Havnens aktiviteter
20. Der skal oprettes separate konti til opsparing i forbindelse med større vedligeholdes projekter
21. Der skal foretages visuel inspektion af havnens tilstand
22. Der skal findes en dato til invitere Jørgen Rasch til orientering om bestyrelses arbejdet.
23. MV skal fremlægge en liste med arbejdsområder som skal fordeles mellem medlemmerne af bestyrelsen.

Referent: Martin Vasarhelyi